Kainuun maakunta - kuntayhtymä valitsi kumppanikseen 3 Step IT:n
Kainuun maakunta – kuntayhtymään kuuluu kahdeksan kunnan sosiaali- ja terveyspalvelut, Kainuun keskussairaala sekä lukiot ja ammattikoulut. Kuntayhtymän käyttöomaisuuden vuokraus, hallinnointi ja kierrätys hoidetaan 3 Step IT:n hallinnointimallilla.
Hallintojohtaja
Kalevi Yliniemen (kuvassa oikealla) arvion mukaan kuntayhtymässä säästetään useita henkilötyövuosia 3 Step IT:n palvelun avulla.
Kainuun maakunta- kuntayhtymän tieto- ja taloushallinnon päivittäisten rutiinien helpottamiseksi etsittiin yhtä järjestelmää, jolla hallita käyttöomaisuuslaitteita koko niiden elinkaaren ajan. Kuntayhtymä valitsi kumppanikseen 3 Step IT:n hoitamaan käyttöomaisuuden rahoituksen, hallinnoinnin ja ympäristöystävällisen kierrätyksen.
Ennen kuntayhtymän perustamista kunnat, ammattioppilaitokset ja liikelaitokset olivat sopineet kukin tahollaan hankintojensa rahoituksesta ja hallinnoinnista. Leasing-sopimuksia oli solmittu viiden eri rahoittajan kanssa. Kaikilla hallintoyksiköillä oli omat laiterekisterinsä. Keskitetyn tieto- ja taloushallinnon myötä tuli tarve yhtenäistää rahoituskäytäntöjä ja hallinnoida suurta osaa käyttöomaisuudesta yhdessä paikassa.
3 Step IT ylläpitää kuntayhtymän tuhansien IT-laitteiden, kopiokoneiden, ambulanssien ja sairaanhoidon hoitolaitteiden tietoja Asset Management NG -laiterekisterissä. Yhdestä paikasta löytyy tieto laitteiden sijannista, kunnosta ja iästä.
Laila Härköselle, kuntayhtymän keskussairaalan hankinnoista vastaavalle johtajalle, on tärkeää, että järjestelmä muistuttaa automaattisesti ja hyvissä ajoin leasing-ajan päättymisestä.
Tietohallinnon päivittäiset rutiinit hoituvat sujuvasti Asset Management NG -laiterekisterillä
ICT-suunnittelija
Anne Tolonen on myös tyytyväinen 3 Step IT:n hallinnointipalveluun. Leasingsopimusten solmiminen ja laitteiden vaihto käytön jälkeen hoituvat helposti. Maakuntayhtymän asiakaspavelusta vastaavan tiimin henkilöt ovat aina nopeasti tavoitettavissa sähköpostilla ja puhelimella.
”
Ennen monen asian hoitaminen oli kankeaa. Nyt työni on helppoa, sujuvaa ja joustavaa,” kuvailee Anne Tolonen muutosta, jonka yhteistyökumppanuus 3 Step IT:n kanssa on tuonut tietohallinnon työpäiviin.
Muutos näkyy myös Annen sisäisten asiakkaiden, kuntayhtymän ja Kainuun kuntien työntekijöiden, arjessa.
”Kun tietokoneet ovat aina ajan tasalla, ohjelmatkin pyörivät niissä paremmin. Tuen tarve on vähentynyt ja käyttäjät ovat olleet aiempaa tyytyväisempiä koneisiinsa.”
3 Step IT:n Asset Management NG -laiterekisterin täydellinen integroitavuus yksinkertaistaa tietohallinnon rutiinien hoitoa. Laiterekisteri on integroitu Kainuun maakunnan Efecte-järjestelmään, jossa tietohallinto ylläpitää rahoitettujen kohteiden lisäksi myös kuntayhtymän ja kuntien omistuksessa olevia laitteita.
”
Säästämme valtavan paljon työaikaa siinä, ettei tarvitse käsin päivittää monia eri rekistereitä.”
Laitteet poistuvat käytöstä turvallisesti ja ympäristöystävällisesti
”
Aiemmin tietokoneista eroon pääseminen oli työlästä ja tietosuoja-asiat hankalia varmistaa. Varastojen nurkkiin kertyi rautaromua, jolle ei ollut käyttöä. Palvelutoimittajaa valittaessa käytettyjen laitteiden poisnoutaminen ja tietojen tyhjentäminen koneilta nousi merkittäväksi valintakriteeriksi”, kertoo hallintojohtaja Kalevi Yliniemi.
Maakuntayhtymän käytössä on noin 6500 päätelaitetta, joiden keskimääräinen käyttöikä on 3-4 vuotta. Vuosittain vaihtovuoroon päätyy 1600 konetta. 3 Step IT poistaa kaikki koneissa olevat tiedot, minkä jälkeen laitteet jälleenmyydään mm. kehittyviin talousmaihin.
Erityisesti kuntayhtymän potilas- ja asiakastietojen salassa pysyminen on elintärkeää. 3 Step IT:n hallinnointimallissa terveyskeskuksille ja sairaaloille ei jää riskiä potilastietojen joutumisesta vääriin käsiin tietokoneiden ja serverien vaihdon yhteydessä.