Hankintaprosessit kuntoon
3 Step IT:n avulla

Savon koulutuskuntayhtymä SAKKY ryhtyi käyttämään 3 Step IT:n palveluja IT-laitteiden hankinnassa ja hallinnoinnissa vuonna 2005. Taustalla oli tarve ja halu päästä eroon ylimääräisestä työstä, kustannuksista ja riskeistä, joita käytöstä poistuneet tietokoneet aiheuttivat. Koulutuskuntayhtymän tietohallinnossa oli laskettu, että optimaalisin aika pitää tietokonetta on noin kolme vuotta. Tämän jälkeen laitteen ylläpito- ja huoltokustannukset kohoavat merkittävästi, mikä nostaa laitteen kokonaishintaa.

Savon koulutuskuntayhtymässä on käytössä tuhansia IT-laitteita, joten oikealla toimintatavalla ja laitekohtaisia kuluja karsimalla oli saavutettavissa huomattavia säästöjä. Laskelmien pohjalta koulutuskuntayhtymä päätti omistamisen sijaan vuokrata IT-laitteet jatkossa.

3 Step IT valikoitui kumppaniksi, koska 3 Step IT:n kokonaisvaltainen hallinnointipalvelu kattoi laitteiden koko käyttökaaren hankinnasta uusimiseen. Kustannustehokkuuden ja tietoturvan lisäksi hallinnointimallissa huomioitiin myös toiminnan ympäristövaatimukset ja taloushallinnon tarpeet.

”3 Step IT:n malli tuntui kaikin puolin vaivattomalta ja sisäisen seurannan välineeksi sopiva käyttöomaisuusrekisteri puolsi käyttöönottoa taloushallinnon näkökulmasta. Rekisterissä voi helposti tiliöidä kuluja oikeille kustannuspaikoille ja myös budjetointi on helpottunut, kun vuokrat ja laitteiden uusimisajankohdat ovat etukäteen tiedossa”, kertoo talousjohtaja Sisko Raatikainen.

Käyttöomaisuusrekisteri on koettu niin hyväksi välineeksi, että sinne on syötetty myös koulutuskuntayhtymän omia laitteita, joita halutaan seurata ja hallinnoida.

Tehokas prosessi on etu koko organisaatiolle

Tietohallintosuunnittelija Ari Hyvärisen mukaan 3 Step IT:n hallinnointimalli on jämäköittänyt ja tehostanut prosesseja koko koulutuskuntayhtymän sisällä.

”3 Step IT prosessissa on selkeästi määritellyt vastuut, joiden mukaan toimitaan. Esimerkiksi laskujen ja vuokrien käsittelyä on suoraviivaistettu. Eri osastojen esimiesten ei tarvitse erikseen käydä läpi kaikkia laskuja, vaan tarkistukset hoidetaan keskitetysti ja jaetaan tiedoksi eteenpäin. Ilman sovittua prosessia laitehankintoja tehtäisiin epäsäännöllisesti pitkin vuotta ja se työllistäisi tietohallinto-osastoa jatkuvasti. Nyt hankinnat tehdään keskitetysti ja säännöllisin väliajoin, mikä on antanut tietohallinnolle mahdollisuuden keskittyä varsinaiseen työhönsä eli tuen antamiseen käyttäjille”, iloitsee Hyvärinen.

3 Step IT:n hallinnointimallissa huomioidaan myös SAKKYn toiminnalle asetetut ympäristövaatimukset ja kestävän kehityksen periaatteet. Käytöstä poistuvat laitteet eivät päädy tuhottavaksi, vaan 3 Step IT etsii toimintakuntoisille laitteille uuden kodin. Vialliset laitteet kierrätetään ympäristöystävällisesti ja kaikkien koneiden tietoturvasta huolehditaan.

Hallinnointipalvelua käyttämällä laitekanta uusiutuu säännöllisin väliajoin ja pysyy yhdenmukaisena sekä ajantasaisena. Hyvärisen ja Raatikaisen mukaan tämä vähentää laitteistojen ja ohjelmistojen yhteensopivuusongelmia koulutuskuntayhtymän sisällä. Työmotivaatio paranee, kun laitteet ja ohjelmistot toimivat ongelmitta. Uudenaikainen laitekanta on myös valtti uusia opiskelijoita houkuteltaessa, kun opiskelijoille voidaan aidosti tarjota parhaita työvälineitä.