Järkevä hallinnointi tuottaa selvää säästöä

Tokmanni-konserni on Suomen suurin halpakauppaketju, jonka myymälöiden lukumäärä oli 140 vuoden 2009 lopulla. 3 Step IT toimii Tokmannin kumppanina kymmenien miljoonien arvoisen käyttöomaisuusmassan hallinnoinnissa. 3 Step IT:n avulla Tokmanni on yhtenäistänyt investointeihin ja hallinnointiin liittyvät prosessit myymäläketjuissaan sekä koonnut kaiken irtaimen käyttöomaisuuden 3 Step IT:n helppokäyttöiseen rekisteriin. Tokmannin arvion mukaan aikaa ja vaivaa säästävän palvelun tuottama taloudellinen säästö on vuositasolla jopa 100 000 euroa.

 

Vuoden 2007 loppuun mennessä Tokmanni oli kasvanut voimakkaasti yritysostoin ja konserniin kuului yhteensä seitsemän eri myymäläketjua. Laaja kustannuspaikkarakenne ja raportointivaateet  asettivat omat haasteensa irtaimen käyttöomaisuuden hallinnoinnille, kun jokaisella myymäläketjulla oli erilainen tapansa toimia. Lisäksi konsernin käyttöomaisuusmassa oli hajallaan eri leasingyhtiöissä.
 
Tokmannin talous- ja hallintojohtaja, varatoimitusjohtaja Sixten Hjort kertoo, että yrityksessä haluttiin yhtenäistää hallinnointiin liittyvät prosessit sekä saada konsernin valtava käyttöomaisuusmassa järjestykseen ja hallintaan. Vaihtoehtoina oli tehdä työ itse tai valita hallinnointiin asiantunteva kumppani. Ulkoistamista pidettiin järkevimpänä vaihtoehtona ja Hjortin mukaan 3 Step IT:n palvelutarjooma vastasi parhaiten Tokmannin asettamia vaatimuksia, kun samalla vaivalla hoituu sekä kaluston leasing että leasingkaluston hallinnointi.

”3 Step IT pystyi tarjoamaan kilpailijoitaan monipuolisemman ja laadukkaamman työkalun leasingkohteiden ja –sopimusten hallinnointiin. Tokmanni Oy pyrkii myös saavuttamaan listautumiskelpoisuuden, joten 3 Step IT:n tarjoama IFRS-raportointi  oli myös vaakakupissa kumppania valittaessa. Itse tehtynä hallinnointi olisi vaatinut vähintään yhden ihmisen täyden työpanoksen ja lisäksi se olisi edellyttänyt valtavaa järjestelmähanketta. 3 Step IT:n palveluja käyttämällä säästämme vuositasolla arviolta 100 000 euroa”, Hjort laskee.

Hjortin mukaan kumppanin valintaan vaikutti myös 3 Step IT:n asiakasystävällinen organisaatio ja aito halu tehdä töitä asiakkaan eteen. Erityisenä etuna Hjort pitää sitä, että koko leasingkalustoa ja kaikkia leasingsopimuksia voidaan nyt seurata ja hallinnoida yhdessä ja samassa järjestelmässä. Tarvittavat tiedot saadaan helposti ja nopeasti niin konserni-, ketju- kuin myymälätasollakin. Raportoinnin ja seurannan pystyy räätälöimään myös käyttäjäkohtaisesti.

”3 Step IT:n käyttöomaisuusrekisteristä saan automaattisesti ilmoituksen kaikista isommista hankinnoista. Talousjohtajana pystyn palvelun avulla paremmin pitämään kontrollin, kun voin helposti seurata konsernin kassavirtaa ja investointeja”, Hjort kertoo.

Tokmannilla on 3 Step IT:n hallinnointipalvelun piirissä tuhansia erilaisia kohteita. Käyttöomaisuusrekisteriin on syötetty kaikki mahdollinen irtain, sillä konsernissa halutaan seurata mahdollisimman tarkkaan kaluston sijaintia ja kustannuksia sekä kohdentaa kustannukset helposti oikeille paikoilleen. Hallinnoinnin piirissä on mm. myymäläkalustoa, IT-laitteita, turvajärjestelmiä, varastohyllyjä, trukkeja ja toimistokalusteita.