Olvi selätti talousraportoinnin haasteet
Helsingin pörssissä noteerattu panimoyhtiö Olvi on tehnyt yhteistyötä 3 Step IT:n kanssa vuodesta 2006 alkaen, jolloin 3 Step IT valittiin kumppaniksi IT-laitteiden hankintaan ja hallinnointiin. Myöhemmin palvelua on laajennettu myös muuhun irtaimeen käyttöomaisuuteen.
Tärkein yksittäinen syy yhteistyön aloittamiseen oli Olvin tarve saada helpotusta taloushallinnon raportointiin. Olvilla oli useita leasing-kumppaneita, joilla kaikilla oli toisistaan poikkeavat toiminta- ja raportointitavat. Tämän seurauksena taloushallinnon raporttien ja etenkin IFRS-raporttien koostaminen oli haastavaa. Käytännössä raportit piti koostaa käsin, mikä oli erittäin työlästä ja aikaa vievää.
Sekavaan tilanteeseen toi järjestystä 3 Step IT:n hallinnointipalvelu ja siihen olennaisena osana kuuluva käyttöomaisuusrekisteri. Kaikki Olvin leasingkannat yhdistettiin yhteen rekisteriin, johon laitteista syötettiin kaikki tarvittavat taloudelliset ja tekniset tiedot. Olvin kirjanpitopäällikön Heli Roivaisen mukaan 3 Step IT:n palvelu on helpottanut taloushallinnon työtä merkittävästi.
”Aiemmin talousraporttien koostaminen oli melkoista palapelin rakentamista, kun tiedot olivat hajallaan eri paikoissa ja eri muodoissa. Nyt kaikki laitteet ovat keskitetysti yhdessä rekisterissä, josta saa keskitetysti myös taloushallinnon tarvitsemat raportit. Enää meidän ei tarvitse käyttää neljännesvuosittain päiväkausia leasinglaskelmien koostamiseen taulukkolaskentaohjelmassa. Alussa hallinnointipalvelun perustaminen vaati toki molemmilta osapuolilta paljon työtä, mutta nyt saamme nauttia tuon työn hedelmistä”, iloitsee Roivainen.
Olvi vuokraa 3 Step IT:ltä monipuolisesti irtainta käyttöomaisuutta. Hallinnointipalvelun piiriin kuuluu mm. kaupoissa ja ravintoloissa käytettäviä kylmälaitteita sekä juomalaitteita. Kuvassa: Katja Ruhanen (vas.) ja Heli Roivainen.
Sujuva prosessi helpottaa hallinnointia
Olvi vuokraa ja hallinnoi 3 Step IT:n kautta monipuolisesti irtainta käyttöomaisuutta. Suurin leasingpalveluiden käyttäjä on Olvin laitepalveluyksikkö, jonka vastuulla ovat mm. kauppoihin sijoitettavat Olvin kylmäkaapit sekä ravintoloihin toimitettavat erilaiset juomalaitteet. Laitepalvelupäällikkö Katja Ruhanen kertoo, että 3 Step IT:n hallinnointipalvelusta on suuri hyöty myös heille.
”3 Step IT:n avulla olemme saaneet laitteiden hankintaan ja hallinnointiin liittyvät prosessit sujuvammiksi. Esimerkiksi tilausvahvistusten tarkastaminen ja hyväksyminen hoituu helposti käyttöomaisuusrekisterissä vain muutamalla napin painalluksella. Lisäksi rekisteri tarjoaa paljon yksityiskohtaisempaa tietoa laitteista kuin mitä ennen oli tarjolla. Aiemmin työaikaa kului tietojen etsimiseen ja kyselyyn eri lähteistä. Nyt tiedot saa helposti ja kätevästi yhdestä paikasta ja vieläpä käyttäjäkohtaisesti räätälöidyllä näkymällä”, Ruhanen toteaa.
3 Step IT syöttää asiakkaan tarvitsemat tiedot laitteista ja sopimuksista käyttöomaisuusrekisteriin, mikä vähentää asiakkaan työtaakkaa entisestään. Olvilla arvostetaan muutenkin 3 Step IT:n asiakaspalvelua. Ruhasen ja Roivaisen mukaan 3 Step IT:n yhteyshenkilöt ovat aina tarvittaessa olleet tavoitettavissa ja tukena hallinnointityössä. Asiakaspalvelijat ovat pysyviä ja tuttuja, mikä on koettu tärkeäksi asiaksi olvilaisten keskuudessa.